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Projektmanagement-Tools können für alle Phasen eines Projektes hilfreich sein. Bei jedem Projekt wird man früher oder später auf ein oder mehrere Tool(s) zurückgreifen. (Online-)Tools sind wichtig für die Planung und Kommunikation im Vorfeld.

Warum (Online-)Tools?

Projektmanagement ist prinzipiell auch ohne eine Projektmanagement-Software möglich. Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Projektziele könnt ihr beispielsweise mithilfe von Pinnwänden, Flipcharts und Klebezetteln visualisieren. Je komplexer und grösser euer Projekt wird, desto mühsamer wird dies allerdings auch. Und spätestens sobald alle Beteiligten des Projektes nicht an einem Ort sind, wird Projektmanagement ohne Software-Lösung unmöglich.

Projektmanagement-Softwares bieten viele Vorteile:

Verbesserte Zusammenarbeit und Kommunikation von Teams und Mitarbeiter:innen durch praktische Kommunikationstools.
Kooperation trotz unterschiedlicher Standorte möglich
Zugriff auf Projektinhalte von jedem Desktop- und Mobilgerät
Zeitersparnis während der Durchführung von Projekten, insbesondere bei wiederkehrenden Aufgaben

Konkret kann man die Tools unter anderem für folgende Dinge nutzen:

Die Termin- und Zeitplanung: Mit den entsprechenden Tools kann man verschiedenste Tätigkeiten und Aufgaben planen, Zuständigkeiten und Deadlines zuweisen und in Form von Kalendern Termine für Gruppentreffen/Meetings eintragen.
Die Zusammenarbeit: Je nachdem mit wem (Team) und für wen (Zielgruppe) man arbeitet, braucht es unterschiedliche Kommunikationstools, um miteinander in Kontakt zu bleiben
Die Dokumentation: Eine gut strukturierte Dokumentation (von Anfang an!) ist wichtig. Entsprechende Tools erleichtern dir das Erstellen von Vorlagen, Arbeitsabläufe und Checklisten, die du dann wiederum in entsprechende (Unter-)Ordner ablegen und so später hoffentlich ganz einfach wiederfinden kannst.
Die Evaluierung: Ob Anmelde- oder Feedbackformulare. Entsprechende Tools erleichtern dir die Arbeit!

Vorab gut überlegen, welche(s) Tool(s) sich für die Zusammenarbeit, Dokumentation usw. eignen! Nach Möglichkeit vermeiden, dass zu viele verschiedene Tools parallel verwendet werden.

Damit ein Projekt erfolgreich wird, ist es sehr wichtig zu wissen, welche (Online-)Tools von den unterschiedlichen Involvierten genutzt werden und welche Tools die Planung überhaupt erleichtern.