Was genau ist die »Öffentlichkeit«? Wir unterscheiden hier zwischen der Presse, also Zeitung, Internet (Social Media, eigen Homepage, (Video-)Blogs…), Fernsehen und Radio (auch Podcasts) und den Menschen in eurer Umgebung.
Mit einer guten Aussenwirkung könnt ihr euch vieles ermöglichen:
Bevor ihr mit der Öffentlichkeitsarbeit anfangt, haben wir einige Fragen, die ihr euch stellen solltet:
Wer ist unsere Zielgruppe?
Bevor man überhaupt richtig durchstarten kann, muss man sich überlegen, wer ist meine Zielgruppe? Es macht nämlich einen grossen Unterschied, welches Medium ich nutze. Jede Zielgruppe ist über andere Medien/Kanäle erreichbar. So nutzen ältere Menschen viel häufiger klassische Medien wie das Radio, Fernsehen oder die Papier-Tageszeitung, um sich zu informieren. Jugendliche sind dafür am besten über Social Media (TikTok, Instagram, Discord, Snapchat) erreichbar.
Wenn du viele versch. Aktionen innerhalb deines Projektes hast, überleg dir die Frage nach der richtigen Zielgruppe für jede Aktion einzeln!
WICHTIG: Wenn du gemischte Zielgruppen hast, schau, dass du (abhängig von deinen Ressourcen) möglichst eine Bandbreite an unterschiedlichen Medien bedienst.
Mit welchen Medien/auf welchen Kanälen erreiche ich die Zielgruppe?
Wie bereits erwähnt, hängt das stark von der Zielgruppe ab. Allgemein gilt:
Kinder: Über Schulen und Vereine bzw. Eltern erreichbar -> es kann sich also trotzdem lohnen, auf Social Media oder in der Zeitung Werbung zu machen, weil sogenannte Multiplikator:innen (= Personen die Informationen an andere weitergeben und damit zu ihrer Verbreitung beitragen) erreicht werden können
Jugendliche/junge Erwachsene: Konzentriert euch hier auf Social Media. Insbesondere TikTok, Instagram, YouTube, Discord, WhatsApp & Snapchat oder auch Podcasts
Erwachsene: Facebook, Instagram, LinkedIn, Zeitungen, klassisches Fernsehen, Vereine, YouTube
Senior:innen: Radio, klassisches Fernsehen oder die Papier-Tageszeitung sowie über persönliche Kontakte („Mundpropaganda“) und Senior:innenvereine
Welcher Aufwand ist mit welchem Medium verbunden?
Je nachdem, für welches Medium ihr euch entscheidet, habt ihr vlt. selbst das benötigte Know-how und Wissen, um das Medium zu bedienen. Social Media kann man kostenfrei (man bezahlt kein Geld) nutzen, aber um eine grosse Reichweite zu haben, muss man auch Geld in bezahlte Werbung investieren. Auch Berichte in den Zeitungen kosten Geld. Je nachdem, was der Zweck/das Ziel eures Projekts ist, könnt ihr auch verhandeln. Die effektivste Art der Werbung ist immer noch „Mundpropaganda“. Erzählt am besten all euren Freund:innen von eurem Vorhaben und lasst es sie an ihre Freund:innen weitererzählen. Grundsätzlich gilt: „Wer nicht fragt, der nicht gewinnt.“ Fragen kostet nichts.
Welcher Ressourcen stehen mir zur Verfügung? (personell, finanziell, Know-How…)
Öffentlichkeitsarbeit sollte immer langfristig angelegt sein, es bringt relativ wenig, einmal gross aufzutrumpfen: Flyer und Artikel und danach hört man nichts mehr von euch. Um eine langfristige Öffentlichkeitsarbeit zu gewährleisten, müsst ihr euch zuerst darüber Gedanken machen, wie viele Mittel euch zur Verfügung stehen. Hiermit sind sowohl die personellen als auch die finanziellen Ressourcen gemeint. Sinnvoll ist es, eine oder zwei Personen zu haben, die sich für die Öffentlichkeitsarbeit verantwortlich fühlen und über die alle Aktionen laufen. Je nach dem finanziellen Budget müsst ihr dann überlegen, welche Aktionen tatsächlich sinnvoll und finanzierbar sind.
Bei geringem Budget bietet sich an:
Bei höherem Budget:
Hilfreiche Tipps rund um das Thema Finanzierung gibt es hier:
Finanzierung für dein Projekt
Wozu möchten wir Aufmerksamkeit erzeugen? Was wollen oder brauchen wir von Menschen?
Um ein einheitliches Erscheinungsbild zu haben, macht es Sinn sich ein Corporate Design (CD) für euer Projekt zu überlegen. Hier legt ihr fest, welche Schrift, welches Logo und welche Farben ihr verwendet. Hier könnt ihr einfach kreativ sein, wichtig ist, dass – sobald ihr euch geeinigt habt – sich alle an das CD halten. Damit ist gewährleistet, dass alles was von euch nach draussen geht, den gleichen Gestaltungsgrundsätzen folgt und ihr ein einmaliges und unverwechselbares Erscheinungsbild habt. Coca-Cola (Schriftzug), Lego (Logo), Apple (Apfel-Symbol) oder Spotify (grün/schwarzes Lautsprecher Symbol) sind gute Beispiele – sobald die Farben/Symbole irgendwo verwendet werden, assoziiert man damit die entsprechende Marke. Genau so sollte es bei euch auch sein.
Öffentlichkeitsarbeit für Projekte
WICHTIG: Gerne könnt ihr auch jederzeit auf uns, das aha zukommen. Wir unterstützen euch gerne bei der Öffentlichkeitsarbeit und allem, was bei eurem Projekt anfällt.
ÖA und Evaluation_Projektmanagement Kurs PM von Verein Jugendinformation ahaif
Quellen:
Die dritte Phase eines Projektes, die Realisierungsphase, ist der Teil mit den vielen Zetteln und Tabellen. Es gibt Wege, dies übersichtlich und für das Projekt hilfreich zu gestalten. Zu dieser Phase gehört es, genau aufzuschreiben, was passieren muss, um euer Ziel zu erreichen: Wer was einkauft, was ihr noch braucht, wer eingeladen werden soll und und und…
Die wichtigste und heikelste Angelegenheit bei der Planung von Aktivitäten ist Zeit. Natürlich sind die finanziellen, materiellen und menschlichen Ressourcen genauso entscheidend, aber das häufigste Problem bei der Planung ist die Zeit. Da die Aktivitäten gewöhnlich auf irgendeine Art und Weise verbunden sind, verursacht eine Verzögerung bei einer vielleicht Verzögerungen bei allen anderen geplanten Aktivitäten.
Deshalb empfiehlt es sich gleich zu Beginn ein Tool zu definieren, indem alle Aktivitäten, Verantwortlichkeiten und Deadlines von Aufgaben festgehalten werden. Ein Überblick über mögliche Tools, die ihr nutzen könntet, findet ihr hier:
Hilfreiche (Online-)Tools für die Projektplanung, -umsetzung und -dokumentation
WICHTIG: Definiert am besten auch gleich zu Beginn eines Projektes, wer den Überblick über den Zeit- und Aufgabenplan behält und kontrolliert, ob ihr mit dem Projekt noch „in der Zeit“ liegt.
Bei der Projektarbeit ist neben einer guten Planung und einem guten Team vor allem ein gutes Zeitmanagement von sehr grosser Bedeutung. Wir haben hier die wichtigsten Punkte zusammengefasst, die es bei der Umsetzung zu beachten gilt:
Diese Methode empfehlen wir für jedes Projekt. Gerade wenn euer Projekt länger als einige Wochen andauert, ist es sinnvoll, die Arbeit in mehrere Abschnitte aufzuteilen.
Um euer Projekt gut zu planen, helfen euch sogenannte Meilensteine. Diese untergliedern den Projektverlauf in Entwicklungsphasen. Was genau sind aber nun Meilensteine und wie macht es am meisten Sinn sie festzulegen? Meilensteine sind sogenannte Zwischenergebnisse, die an wichtigen Abschnitten des Projektes erzielt werden müssen. Erst wenn ihr diese Ziele erreicht habt, kann euer Projekt in die nächste Phase eintreten. Dabei definiert jeder Meilenstein ein in sich abgeschlossenes Arbeitsergebnis.
Beispiel:
Es ist sinnvoll, Meilenstein zu Beginn des Projektes festzulegen, damit ihr ein Gefühl dafür bekommt, wie viel Zeit euch wofür zur Verfügung steht, wann es stressig wird etc.
Bildquelle: https://www.google.com/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=&cad=rja&uact=8&ved=2ahUKEwjs6JDF6-L8AhXz_7sIHT7UD5AQFnoECAgQAQ&url=https%3A%2F%2Fyoupan.de%2Fwp-content%2Fuploads%2F2021%2F02%2FProjekte-machen2021_Screen.pdf&usg=AOvVaw0PQ3L2fVFmmy1F2vqla61f
WICHTIG: Auch hier gilt: Bestimmt gleich zu Beginn eines Projekts eine/n Verantwortliche:n, der/die den Aufgaben- bzw. Massnahmenplan im Blick hat und bei jedem Teamtreffen die To Dos durchgeht und abhakt.
Um bei all den kleinen Aufgaben, die bei einem Projekt anfallen, nicht den Überblick zu verlieren, empfiehlt sich ein Aufgaben- bzw. Massnahmenplan. Es gibt vorher oft eine Unzahl kleiner Aufgaben und Jobs zu erledigen, die gewöhnlich nicht berücksichtigt werden (z.B. Fördermittel zu beantragen, Partnerinnen und Partner zu kontaktieren, das Interesse junger Menschen zu überprüfen, die Medien darüber zu informieren, Veranstaltungsorte zu buchen usw.).
Ebenso gibt es, sogar nachdem alles beendet worden ist, viele Restaufgaben: die Buchhaltung zu machen, Menschen zu danken, Berichte zu schreiben, die Auswertung zu machen, die Dokumentation herzustellen, die Nachbereitung zu planen usw. Schätzt die Zeit nicht falsch ein! Sehr wahrscheinlich werden werdet ihr sie nicht einhalten! Nehmt euch deshalb nicht zu viele Aktivitäten innerhalb eines einzigen Zeitraums vor.
Setzt Prioritäten! Wichtiges muss zuerst erledigt werden, eher unwichtige Aufgaben können später bearbeitet werden. Sinnvoll ist hier folgende Unterteilung:
Nach vielen Treffen, E-Mails und Telefonaten steht die Umsetzung irgendwann vor der Tür: die Veröffentlichung! Der Workshop! Der Verkauf des Produktes! Dazu erst einmal herzlichen Glückwunsch. Bis hier habt ihr schon viel getan und bewegt.
Auch für den Umsetzungszeitraum, also für die konkreten Tage oder Stunden, ist es wichtig, einen Plan zu haben:
Von der Idee zum Projekt von Verein Jugendinformation
Der englische “Lessons Learned” bedeutet auf Deutsch “Gewonnene Erkenntnisse”. Lessons Learned sollte zwingend nach und besser noch während eines Projektes gemacht werden. Warum? Weil in Projekten kein Raum für Fehler ist, die andere schon einmal gemacht haben. Stattdessen gibt es jede Menge Potenzial für Ansätze, die sich in anderen Projekten bewährt haben. Wie wir alle wissen, sind Projekte an sich bereits komplex genug – bereits gewonnen Erkenntnissen nicht zu verwerten wäre daher grob fahrlässig und dumm.
Bei „Lessons Learned“ handelt es sich um das Lernen aus Erfahrungen und die aktive Anwendung der gewonnen Erkenntnisse in der Zukunft. Jedes Projekt liefert wertvolle Erfahrungen. Positive wie Negative. Die gute Nachricht ist: Sie können aus beidem Erkenntnisse ziehen und davon profitieren! Denn jede Erfahrung kann für weitere Projekte nützlich sein – und damit wesentlich zu künftigen Erfolgen beitragen.
Für neue Projekte bedeutet das:
Die „Lessons learned“ können zu jedem Zeitpunkt des Projekts gemacht werden. Es empfiehlt sich nach jedem Projekttreffen eine kurze Abschlussrunde zu den gewonnenen Erkenntnissen durchzuführen.
Fuckup bedeutet so viel wie „Versagen“, „Missgeschick“ oder „Fehler“. Sich Fehler einzugestehen und offen darüber zu reden ist für viele undenkbar. Doch bei den sogenannten FuckUp Nights passiert genau das. Menschen sprechen öffentlich über ihre Fehler und ihr Scheitern. Dabei geht es immer darum, einen offenen Umgang mit Misserfolgen und eine konstruktive Fehlerkultur zu etablieren. Ziel ist es, eine Kultur des Scheiterns einzuführen. Scheitern – fernab von Schande wird als notwendige Erfahrung gesehen, die mitunter der Schlüssel zum Erfolg sein kann.
Fuckup Nights bieten die Möglichkeit, gemachte Erfahrung und Fehler zu teilen. Den Zuseher:innen wird dadurch Mut gemacht und zum Anderen gelehrt, dass Fehler da sind, um gemacht zu werden, um aus ihnen zu lernen.
Projektziel: Im Rahmen der Kampagne „Gewalt-FREI erziehen“ von der Kinderlobby Liechtenstein sollte ein Musikwettbewerb organisiert werden. Schlussendlich organisierten das Jugendcafé Camäleon und das aha einen Musikworkshop. Das Ziel des Projekts wurde klar definiert: nämlich die Sensibilisierung der liechtensteinischen Bevölkerung in der Thematik „Gewaltfreie Erziehung“. Bei diesem Musikworkshop stand die Einbindung junger Menschen im Vordergrund. Zudem sollten Kunst und Kultur gefördert werden. Jugendliche und junge Erwachsene zwischen 13 und 25 Jahren, können ihre Kreativität, ihr soziales Engagement und ihre Originalität unter Beweis stellen. Zur genauen Projektbeschreibung.
Was lief gut?
Erreichen der Projektziele
Vorgegebene Ziele:
Erreichte Ziele:
Was lief schief?
Was würde man beim nächsten Mal anders machen?
Was wurde gelernt?
Lessons Learned im Projektmanagement
Lessons Learned im Projektmanagement: So klappt es!
MUSIKPROJEKT_Lernen aus Fehlern_Lessons learned_Projektmanagement Kurs PM_ von Verein Jugendinformation
Projektmanagement ist prinzipiell auch ohne eine Projektmanagement-Software möglich. Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Projektziele könnt ihr beispielsweise mithilfe von Pinnwänden, Flipcharts und Klebezetteln visualisieren. Je komplexer und grösser euer Projekt wird, desto mühsamer wird dies allerdings auch. Und spätestens sobald alle Beteiligten des Projektes nicht an einem Ort sind, wird Projektmanagement ohne Software-Lösung unmöglich.
Projektmanagement-Softwares bieten viele Vorteile:
Konkret kann man die Tools unter anderem für folgende Dinge nutzen:
Vorab gut überlegen, welche(s) Tool(s) sich für die Zusammenarbeit, Dokumentation usw. eignen! Nach Möglichkeit vermeiden, dass zu viele verschiedene Tools parallel verwendet werden.
Damit ein Projekt erfolgreich wird, ist es sehr wichtig zu wissen, welche (Online-)Tools von den unterschiedlichen Involvierten genutzt werden und welche Tools die Planung überhaupt erleichtern.
