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Nun ist es soweit: Ihr habt eine Idee und wollt sofort loslegen. Und schwupps seid ihr schon in der wichtigsten Phase des Projektmanagements: nämlich der Zielbeschreibung. Denn bereits hier entscheiden sich grundlegende Dinge: Wer macht mit, wer investiert wie viel Kraft und Zeit, welche Risiken können eintreten und wann habt ihr Euer Ziel eigentlich erreicht?

Warum Ziele?

Für das Gelingen eines Projektes muss allen Beteiligten klar sein, warum es wichtig ist, dieses Ziel zu erreichen. Kleinigkeiten müssen bedacht werden, sind aber kein Projektziel. Ziele werden verschriftlicht und müssen flexibel bleiben. Das Ziel ist der Ist-Zustand, den ihr mit eurem Projekt erreichen möchtet. Damit ihr in der 4. Phase, der Evaluations- und Auswertungsphase messen könnt, ob die Ziele auch erreicht wurden, ist es wichtig, dass diese erst einmal klar formuliert werden.

Die Ziele zu bestimmen ist aber auch entscheidend, um das Projekt realistisch und erreichbar zu machen. Die Ziele des Projekts zu lesen, sollte eine ziemlich klare Vorstellung von dem vermitteln, was durch das Projekt konkret getan oder erreicht werden wird. Die konkreten Ziele sind die Übertragung der übergeordneten Projektziele auf die Praxis. Während die übergeordneten Ziele allgemein und weitreichend sind, sind die konkreten Ziele, wenn möglich, genau. Die genaue Festlegung des Ziels bildet den Grundstein für den Gesamterfolg eines Projektes. Bei einem grossen Projekt, das über einen längeren Zeitraum laufen wird, werden im Allgemeinen auch Teilziele/Unterziele bereits von Anfang an festgelegt.

Grundsätzlich ist es sinnvoll zwischen kurz-, mittel- und langfristigen Zielen zu unterscheiden. Kurzfristige Ziele zeichnen sich dadurch aus, dass ihr sie schnell umsetzen könnt und zeitnah wisst, ob ihr erfolgreich wart oder nicht. Bei langfristigen Projektzielen ist es etwas schwieriger: Hier müsst ihr Euch darauf einstellen, dass ihr viel arbeitet und erst am Ende er fahrt, ob eure ganze Arbeit überhaupt etwas gebracht hat.

Methoden/Tools zur Zielfindung

Wir möchten euch hier einige Methoden zur Zielformulierung vorstellen:

W-Fragen

Zur Konkretisierung deines/eures Projektes kannst du dich/könnt ihr euch an den berühmten W Fragen orientieren:

Warum überhaupt das Projekt? Was wollen wir eigentlich erreichen?
Was soll passieren? (Projektinhalt)
Wem soll das Projekt nützen? (Zielgruppendefinition)
Wozu die ganze Anstrengung? (kurz- und langfristige Ziele)
Wer übernimmt welche Aufgaben? Wer stellt sicher, dass die Aufgaben wirklich erledigt werden?
Wie sollen die Ziele erreicht werden?
Womit sollen die Ziele erreicht werden?
Wann sollen die Ziele erreicht werden?

SMART-Methode

SMART steht für

Specific (bestimmt/spezifisch)
Measurable (messbar)
Achievable (erreichbar/attraktiv)
Realistic (realistisch/realisierbar)
Timed (zeitlich abgestimmt/terminiert)

S = Spezifisch: Ihr wollt eine spezielle Herausforderung angehen. Verallgemeinerungen und Unklarheiten sind die natürlichen Feinde von Zielen. Vage Formulierungen und undeutliche Vorstellungen reichen nicht. Zielstrebigkeit braucht präzise Ansagen, die keinen Zweifel daran lassen, was erreicht werden soll. Konkret und detailliert bedeutet in dem Fall nicht, dass du in ausschweifende Beschreibungen verfallen. Im besten Fall wird das Ziel in einem einzigen prägnanten Satz zusammengefasst, der es auf den Punkt bringt.“

M = Messbar: Ihr könnt überprüfen, ob ihr euer Ziel erreicht habt. Um rückblickend festzustellen, ob du dein Ziel erreicht hast, muss dieses so formuliert werden, dass es messbar ist (qualitativ = Wirkung und/oder quantitativ = in Zahlen).

A = Attraktiv: Eure Ziele sind für euch und andere Menschen interessant. Ziele erreichen wir nicht per Durchhalteparolen, sondern nur, wenn wir dahinterstehen und Lust haben, sie in die Tat umzusetzen. Das funktioniert vor allem durch positive Formulierungen: „Ich möchte einen Beitrag zum Klimaschutz leisten.“ motiviert mehr als „Ich will nicht, dass es eine Klimakatastrophe gibt.“ Der Gedanke hinter diesem SMART– Kriterium: Kaum ein Ziel lässt sich leicht erreichen. Der Erfolg wird oft begleitet von Widerständen und Rückschlägen. Aber nur wenn das Ziel attraktiv genug ist, übersteht es etwaige Misserfolge.

R = Realisierbar: Ihr setzt euch Ziele, die ihr auch erreichen könnt. Think big! – Was grundsätzlich eine gute Einstellung ist, kann bei aller Zielstrebigkeit blockieren. Übertriebener Ehrgeiz führt zu Frust; Luftschlösser zu Enttäuschungen. Ziele dürfen zwar gerne gross gewählt werden, aber nicht gänzlich unrealistisch oder utopisch sein, sodass wir sie gar nicht erreichen können. Das killt jeglichen Ansporn. Im besten Fall wird die Zielsetzung so gewählt, dass sie noch herausfordert, das Ergebnis aber machbar bleibt.

T = Terminiert: Ihr könnt eure Ziele in einer bestimmten Zeit erreichen und plant auch mit dieser. Jedes Ziel braucht einen zeitlichen Rahmen, eine Deadline, bis zu der etwas erledigt werden soll. Der Termin ist nicht nur ein wichtiger Kontrollpunkt für den Erfolg. Er spornt zugleich an: Je näher die Deadline rückt, desto mehr strengen sich alle an. Deshalb: Teilschritte planen, Teil-Limits setzen und schneller mehr erreichen.

Beispiel „Klimafreundliche Schule“
Unsere Ziele sind:
S = CO2-Ausstoss (vor der Schule) verringern
M = drei Workshops veranstalten
A = coole, interaktive Workshops
R = eine Klassenstufe informieren
T = bis zum Ende des Schuljahres

Zielpyramide

Eine einfache Methode, um im Team Projektziele zu betrachten. Wenig kreativer Zugang notwendig.

Bildquelle: Sammelt eure Visionen, also einen Zustand, den ihr mit eurem Projekt er– reichen möchtet. Aus diesen könnt ihr Ziele ableiten, welche als „Etappen“ auf dem Weg zu dieser Vision erklommen werden wollen.
Ein kurzfristiges Ziel ist bspw. Aufklärung oder Informationen über ein bestimmtes Thema oder den Verkauf eines Produkts. Was den Menschen durch diese Informationen oder Artikel ermöglicht wird, könnten mittelfristige Ziele sein. Selbst handlungsfähig zu werden oder gesellschaftliche Missstände dadurch zu beheben, sind die Visionen, die das Projekt tragen. Diese Ziele bilden eine tolle Grundlage für euren Meilenstein- und Massnahmenplan.

Visions-Collage

Für kreative Köpfe. Eine tolle Methode, um das Projektziel wortwörtlich vor Augen zu haben. Benötigt Material und etwas Zeit.

Für diese Methode braucht ihr alte Zeitschriften, Zeitungen und Bastelmaterialien.
Aus allem, was ihr zur Verfügung habt, erstellt ihr je eine Collage zum Ziel eures Projektes. Dies kann der futuristische Jugendclub sein, ein Café ganz ohne Müll oder ein barrierefreier Rummelplatz. Ihr könnt auch zeichnen, töpfern, tanzen, aus Naturmaterialien ein Mandala legen, je nachdem, was zu euch und eurem Projekt passt.
Tauscht euch aus, wie eure Vorstellung von der veränderten Situation oder der Lösung einer Herausforderung aussieht.
Mit verschiedenen Materialien wird das Gesamtkunstwerk noch spannender. Dieses Bild ist eure Vision, die euch motivieren soll.

Konkretes Beispiel

Wie genau kann nun eine solche Zielbeschreibung aussehen?

Projekt »Geldsammelaktion«

Deutlich werden die unterschiedlichen Ziele z. B. bei Geldsammelprojekten wie Flohmärkten oder Adventsbasaren. Häufig werden solche Aktionen genutzt, um Geld für bestimmte Institutionen, wie z. B. ein
Jugendzentrum zu sammeln. Am Anfang steht, wie bei jedem Projekt, die Definition der Ziele und Schritte.

An welchem Ort soll die Geldsammelaktion durchgeführt werden? (wo möglichst viele Menschen sind oder hingehen)
Welcher Zeitpunkt ist für das Projekt günstig? (eher am Wochenende als in der Woche)
Wie viele Stände werden gebraucht?
Wer soll die Standbetreuung übernehmen?
Welche Formalitäten müssen erledigt werden (Standanmeldung etc.)?
Welche Sachen sollen verkauft werden?

Das grosse Ziel ist in diesem Fall die Durchführung eines möglichst erfolgreichen Basars. Während die Wahl des Ortes und des Zeitpunktes ein kurzfristiges Ziel ist, ist die Frage nach den Sachen die verkauft werden (inkl. der Überlegung wer besorgt die Sachen eigentlich) ein langfristiges Ziel. Die verschiedenen Phasen sind zeitlich unterschiedlich angelegt.

Bei all der Planung und Überlegung der kurz- , mittel- und langfristigen Ziele, dürft ihr aber eines nicht vergessen: Das grosse Ganze, also in diesem Fall, das Geld für das Jugendzentrum.

Die Projektplanung ist (zugegebenermassen) eine Fleissaufgabe. Manchem er scheint sie vielleicht als unnötig, will man aber sein Ziel erreichen, kommt man nicht darum herum.

Das, was anfangs für euch vielleicht wie Mehraufwand wirkt, ist im Grunde genommen meist sehr wirkungsvoll und bringt jede Menge Vorteile mit sich. Häufig kommt man heute auch gar nicht mehr ohne einen konkreten Plan aus, vor allem, wenn Ihr bei Ämtern, Verbänden oder Stiftungen Geld für euer Projekt beantragen wollt. Potentielle Geldgeber:innen sind nämlich nicht nur daran interessiert, zu erfahren wie viel Geld ihr zur Durchführung eurer Aktion benötigt, sondern auch, wie ihr vorgehen wollt und was eure Ziele sind.

Auch für alle Beteiligten ist ein gut ausgearbeiteter Projektplan hilfreich, da er als eine Art »Fahrplan« Auskunft über die nächsten Schritte gibt. Er erleichtert euch die Arbeit: auf der einen Seite wisst ihr immer genau, was noch zu tun ist und auf der anderen Seite könnt ihr euch selber »kontrollieren«. Sollte z. B. etwas eintreten, dass die Erreichung eures Ziels gefährdet, könnt ihr zeitnah darauf reagieren.

Präsentationsfolien

Quellen:

Ziele setzen