aha – Tipps & Infos für junge Leute - Zeit- und Aufgabenplan - aha

Die dritte Phase eines Projektes, die Realisierungsphase, ist der Teil mit den vielen Zetteln und Tabellen. Es gibt Wege, dies übersichtlich und für das Projekt hilfreich zu gestalten. Zu dieser Phase gehört es, genau aufzuschreiben, was passieren muss, um euer Ziel zu erreichen: Wer was einkauft, was ihr noch braucht, wer eingeladen werden soll und und und…

Warum Zeitpläne?

Die wichtigste und heikelste Angelegenheit bei der Planung von Aktivitäten ist Zeit. Natürlich sind die finanziellen, materiellen und menschlichen Ressourcen genauso entscheidend, aber das häufigste Problem bei der Planung ist die Zeit. Da die Aktivitäten gewöhnlich auf irgendeine Art und Weise verbunden sind, verursacht eine Verzögerung bei einer vielleicht Verzögerungen bei allen anderen geplanten Aktivitäten.

Deshalb empfiehlt es sich gleich zu Beginn ein Tool zu definieren, indem alle Aktivitäten, Verantwortlichkeiten und Deadlines von Aufgaben festgehalten werden. Ein Überblick über mögliche Tools, die ihr nutzen könntet, findet ihr hier:

Hilfreiche (Online-)Tools für die Projektplanung, -umsetzung und -dokumentation

WICHTIG: Definiert am besten auch gleich zu Beginn eines Projektes, wer den Überblick über den Zeit- und Aufgabenplan behält und kontrolliert, ob ihr mit dem Projekt noch „in der Zeit“ liegt.

Zeitpläne erstellen

Bei der Projektarbeit ist neben einer guten Planung und einem guten Team vor allem ein gutes Zeitmanagement von sehr grosser Bedeutung. Wir haben hier die wichtigsten Punkte zusammengefasst, die es bei der Umsetzung zu beachten gilt:

Als Zeitplan eignet sich ein Jahresüberblickkalender, der nach Monaten und Wochen gegliedert ist. So können auch die Meilensteine – siehe nächster Abschnitt – eingetragen werden
Zeitpolster mit einplanen, d.h. von vornherein schlechte Phasen mit einberechnen: es gibt immer Phasen, wo die Motivation nachlässt oder man aufgrund von Hindernissen von aussen nicht weiterkommt (Schule/Studium, Ausbildung/Arbeit, Eltern, andere Verpflichtungen)
Plant regelmässige Teamtreffen! Sie stärken das Gemeinschaftsgefühl und helfen die kurz- und mittelfristigen Projektschritte zu kontrollieren bzw. zu überarbeiten und an die Gegebenheiten anzupassen.
Nehmen Sie sich nicht zu viele Aktivitäten innerhalb eines einzigen Zeitraums vor!
Plant auch Erholungszeiten ein!
Plant immer mehr Zeit ein, als ihr denkt!
Manchmal – gerade wenn man einen engen Zeitplan hat – kann es helfen, das Projekt „rückwärts“ zu planen. Dabei fängst du mit der letzten Projektaktivität an.

Meilenstein(-plan)

Diese Methode empfehlen wir für jedes Projekt. Gerade wenn euer Projekt länger als einige Wochen andauert, ist es sinnvoll, die Arbeit in mehrere Abschnitte aufzuteilen.

Um euer Projekt gut zu planen, helfen euch sogenannte Meilensteine. Diese untergliedern den Projektverlauf in Entwicklungsphasen. Was genau sind aber nun Meilensteine und wie macht es am meisten Sinn sie festzulegen? Meilensteine sind sogenannte Zwischenergebnisse, die an wichtigen Abschnitten des Projektes erzielt werden müssen. Erst wenn ihr diese Ziele erreicht habt, kann euer Projekt in die nächste Phase eintreten. Dabei definiert jeder Meilenstein ein in sich abgeschlossenes Arbeitsergebnis.

Beispiel:

1. Meilenstein: Team zusammenstellen
2. Meilenstein: Termin für Flohmarkt/Basar finden
3. Meilenstein: Gestaltung des Standes und Auswahl der Gegenstände zum Verkaufen
4. Meilenstein: Absprache/Klärung von Formalitäten (Standanmeldung, Bewilligungen etc.)

Es ist sinnvoll, Meilenstein zu Beginn des Projektes festzulegen, damit ihr ein Gefühl dafür bekommt, wie viel Zeit euch wofür zur Verfügung steht, wann es stressig wird etc.

Bildquelle: https://rb.gy/tnw3m

WICHTIG: Auch hier gilt: Bestimmt gleich zu Beginn eines Projekts eine/n Verantwortliche:n, der/die den Aufgaben- bzw. Massnahmenplan im Blick hat und bei jedem Teamtreffen die To Dos durchgeht und abhakt.

Aufgaben- bzw. Massnahmenplan

Um bei all den kleinen Aufgaben, die bei einem Projekt anfallen, nicht den Überblick zu verlieren, empfiehlt sich ein Aufgaben- bzw. Massnahmenplan. Es gibt vorher oft eine Unzahl kleiner Aufgaben und Jobs zu erledigen, die gewöhnlich nicht berücksichtigt werden (z.B. Fördermittel zu beantragen, Partnerinnen und Partner zu kontaktieren, das Interesse junger Menschen zu überprüfen, die Medien darüber zu informieren, Veranstaltungsorte zu buchen usw.).

Ebenso gibt es, sogar nachdem alles beendet worden ist, viele Restaufgaben: die Buchhaltung zu machen, Menschen zu danken, Berichte zu schreiben, die Auswertung zu machen, die Dokumentation herzustellen, die Nachbereitung zu planen usw. Schätzt die Zeit nicht falsch ein! Sehr wahrscheinlich werden werdet ihr sie nicht einhalten! Nehmt euch deshalb nicht zu viele Aktivitäten innerhalb eines einzigen Zeitraums vor.

Setzt Prioritäten! Wichtiges muss zuerst erledigt werden, eher unwichtige Aufgaben können später bearbeitet werden. Sinnvoll ist hier folgende Unterteilung:

Muss sofort erledigt werden.
Soll schnellstmöglich erledigt werden.
Kann in den nächsten Tagen erledigt werden.

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Tag X – einzelne Aktivitäten planen

Nach vielen Treffen, E-Mails und Telefonaten steht die Umsetzung irgendwann vor der Tür: die Veröffentlichung! Der Workshop! Der Verkauf des Produktes! Dazu erst einmal herzlichen Glückwunsch. Bis hier habt ihr schon viel getan und bewegt.

Auch für den Umsetzungszeitraum, also für die konkreten Tage oder Stunden, ist es wichtig, einen Plan zu haben:

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