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Projektabschluss & -auswertung


„Projekte kommen schnell voran, bis sie zu 90% fertig werden, und dann bleiben sie für immer zu 90% fertig.“ Warum 90%? Weil gegen Ende eines Projekts gerne auf die 4. Phase, die Phase der Auswertung vergessen wird.“

Warum auswerten?

Aber warum soll denn überhaupt ausgewertet werden?

  • Zielerreichung (inhaltlich) überprüfen (Wie man Ziele für ein Projekt formuliert, erfährst du hier)
  • Prozess auswerten (wie/warum wurden Ziele (nicht) erreicht)
  • Zukünftige Projekte? Lessons learned! (Mehr zum Thema „Lessons learned“ gibt es hier)

Was auswerten?

In einem Projekt können unterschiedliche Dinge ausgewertet werden:

  • Die „Lessons learned“ oder auch Fähigkeiten/Fertigkeiten, die man bei einem Projekt gelernt hat (Bei Jugendprojekten wird sehr oft der „Youthpass“ verwendet. Was das genau ist, erfährst du hier)
  • Ziele: Wurden alle Ziele erreicht? (Wie man Ziele für ein Projekt formuliert, erfährst du hier)
  • Finanzmanagement: Wie sind wir mit dem Budget zurechtgekommen? Gibt es noch offene Rechnungen? Was passiert mit übrig gebliebenem Geld?
  • Auswirkungen auf die Organisation/das Team: Was hat das Projekt mit uns als Organisation/Team gemacht? Wie lief die Zusammenarbeit? Wo gab es Stolpersteine in der Zusammenarbeit?
  • Prozess: Wie war das Zeitmanagement? Wie hat es mit der Aufgabenverteilung funktioniert? Wie war die Kommunikation mit Partner:innen und den Beteiligten?

Good to know & Tipps

Das solltest du bei der Auswertung beachten:

  • Auswertung mit ALLEN Beteiligten nach der Realisierungsphase
  • Zukunft/Fortführung des Projektes? Motivation im Team? Weitere Schritte?
  • Auswertung mit ALLEN Beteiligten während der Realisierungsphase -> Risikomanagement für die zukünftigen Aktivitäten des Projekts
  • Auswertung aller Phasen durch das Projektteam
  • Schriftliche Ergebnisdokumentation! -> lessons learned
  • Schlussbericht inklusive Endabrechnung! -> Wer macht das?
  • 2 Ebenen: Inhaltliche und prozessorientierte Auswertung!

Konkrete Tipps:

  • Nicht zu lange mit der Auswertung warten, damit das Wichtige noch frisch abrufbar ist. Auch während des Projekts regelmässig reflektieren und schriftlich (!) festhalten!
  • Im Projektteam: Zuerst einzeln auswerten (jede:r für sich). Im Anschluss dann gemeinsam eure Inputs zusammentragen und festhalten.
  • Dokumentation! SCHRIFTLICH festhalten
  • WICHTIG: Auswertungen sind nie „objektiv“ das heisst, es geht immer um das persönliche Empfinden. Insofern können die Wahrnehmungen auch ganz unterschiedlich sein
  • Vor der Auswertung mit der Projektgruppe sollte es auch eine Auswertung mit der Zielgruppe, die eure Aktivitäten mitgemacht haben, geben. Am besten die Auswertung mit der Zielgruppe nach jeder Aktivität oder während der Aktivität miteinplanen
  • Gute Planung! Planung ist auch hier das A und O! Auswertungstreffen sollten fixer Bestandteil eures Zeitplans sein.

 

Projektabschluss

Herzlichen Glückwunsch! Ihr habt das Projekt erfolgreich abgeschlossen. Was viel zu oft vergessen wird? Erfolge zu feiern! DEshalb heisst es jetzt PAAAARTY 🙂

 

Präsentationsfolien

 

Quellen:

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Zuletzt aktualisiert: 05/2023
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